Sähköinen arkisto on monipuolinen, helppokäyttöinen ja turvallinen dokumentinhallintaratkaisu. Se on saatavissa verkkoselaimen avulla milloin ja missä tahansa, koska se toimii verkossa SaaS-periaatteella (Software as a Service) eli pilvipalveluna. Sähköinen arkisto soveltuu erinomaisesti esimerkiksi sopimustenhallintaan, laatujärjestelmiin ja hallitustyöskentelyyn. Se sopii myös moneen muuhun käyttöön kaikenkokoisille yrityksille ja yhteisöille.

Sähköinen arkisto sisältää perinteisen kansiorakenteen lisäksi metatiedon ja tehokkaan hakutoiminnon, joten tiedon hallinta ja etsiminen on vaivatonta. Versionhallinnan avulla varmistetaan, että käytössä ovat aina ajan tasalla olevat versiot tiedostoista. Sopimustenhallinnassa avuksi ovat automaattiset muistutukset päivämäärän perusteella esimerkiksi sopimuksen päättymisestä. Muita hyödyllisiä ominaisuuksia ovat tiedostojen online-muokkaus, esikatselukuvat, tarkastus- ja hyväksymistoiminnot sekä tiedosto- ja kansiokohtaiset käyttöoikeudet käyttäjille.

Sähköiseen arkistoon voi tarvittaessa ottaa käyttöön sähköisen allekirjoituksen. Sen on toteuttanut Assently, joka on johtava SaaS-toimittaja sähköisen allekirjoituksen ja sähköisen tunnistamisen toimialalla kaikissa Pohjoismaissa ja kansainvälisesti.

Teknisen ratkaisun ja siihen kuuluvan teknisen tuen lisäksi tarjoamme yksilöllisen ja yritysilmeen mukaisen sähköisen arkiston pääkäyttäjäpalvelua, käyttöönottopalvelua ja käyttäjäkoulutusta. Pääkäyttäjäpalveluun sisältyy käyttöoikeuksien ja käyttäjäryhmien hallinta ja päivitys, käyttäjien lisääminen ja poistaminen sekä pienet muutokset ulkoasuun ja rakenteeseen. Pääkäyttäjäpalvelusta teemme kirjallisen sopimuksen ja salassapitosopimuksen.

Sähköisen arkiston käyttöönotto on helppoa ja nopeaa, koska kalliita palvelinympäristöjä tai asennuksia käyttäjän koneelle ei tarvita. Tarvittaessa se on käytettävissä muutamassa päivässä. Sähköisellä arkistolla on käyttäjäkohtainen kuukausihinta. Teknistä ratkaisua kehitetään jatkuvasti ja käytössäsi on aina uusin versio ilman lisäkustannuksia.

Sähköisen arkiston tekninen toteuttaja on Avima AB, jonka valtuutettu lisäarvoa tuottava jälleenmyyjä olemme.  Avimalla on yli 50 000 rekisteröityä käyttäjää yli 20 maassa. Olemme toimineet yhteistyössä Aviman kanssa vuodesta 2009 ja toteuttaneet satoja ratkaisuja asiakkaidemme erilaisiin dokumentinhallinnan tarpeisiin.